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2020.09.26

調べてみた

整理収納のプロが家庭で実践。書類整理術「ホームファイリング」とは?

青山 順子

青山 順子

整理収納アドバイザー、おうちプリントダイエット代表。埼玉県在住。築30年の古い団地に引っ越したことがきっかけで、ホームセンター通いとDIYが趣味になる。狭さを克服する収納アイデアが得意。整理収納サポートや、書類や写真のデジタル化レッスンなど、オンラインにて全国対応中。

整理収納アドバイザーが家庭で実践する書類整理術

こんにちは、整理収納アドバイザーの青山順子です。

私は「おうちプリントダイエット」という、書類や写真をはじめとした、家庭内の紙類のお片づけサポートをしています。

「お片づけを仕事にするくらいだから、以前からきちっと整理整頓していたんでしょう?」と思われがちですが、つい後回しにしたくなる苦手な片づけもありました。それが、書類整理でした。

整理収納の仕事を始めたきっかけは、自分自身の入院です。当時は、2人の娘たちが受験を控えていて、重要書類の提出が続く時期でした。入院中、何度も「あの書類どこ~?」という電話がかかってきます。

親が入院中だろうが、書類の提出期限は待ったなし。探してあげることもできず、電話やメールで明確に書類の保管場所を伝えられなかったジレンマ。そんな経験から、家族に関わるモノや書類を「誰にでもわかるように整理しておく必要性」を感じ、整理収納の勉強を始めたのです。

ところが、片づけの仕事を始めても、書類はまだ後回し状態。日常の片づけでは、整理・収納作業のメインは「日常で使っているモノ」。書類は後回しになりがちです。

しかし、整理収納の仕事で伺うどのお宅でも目につくのは、テーブルやカウンターに積み上げられたり、モノのスキマに入り込んだりした書類やプリント類の多さ。紙類の片づけに悩む大勢の方のために、「書類を専門的に片づけるサービスをしよう」と決めました。

「そのために、まずはわが家の書類整理を徹底しよう!」

そう一念発起し、オフィスファイリングを勉強。オフィスファイリングを基本とした家庭内の書類整理「ホームファイリング」を、まずはわが家で実践しました。

書類整理のコツは「すぐに開封・分類」と「習慣化」

ペーパーレスの時代になっても、学校からのお知らせや地域のお知らせなど、大事なことほど「紙」で渡されます。あとで読もうと、テーブルやカウンターにポンッと置いてしまうと、あっという間に書類の山ができることに……。

書類はテーブルに置く前が勝負

紙自体が必要なのではなく、紙にかかれた「情報」が大事。つまり、紙を溜めないようすることが重要なんです。

紙を溜めないためのポイントは、すぐに開封しその場で目を通す習慣をつけること。具体的な方法として

  • 玄関にゴミ箱を置き、ポストに入れられたダイレクトメールや不要なチラシは、部屋に持ち込まずに捨てる。
  • 不要なDMが届かないようにする(赤で「受け取り拒否」と書き押印してポストに投函)。
  • 請求書やねんきん定期便はペーパーレスの手続きをする。

などなど、とにかく「家に入ってくる紙」を減らす! そのわずかな手間を後回しにしないことで、整理する紙の量がぐんと減りますよ。特に、個人情報の処分にはシュレッダー(マイクロカット)がおすすめです。

開封した書類は、デスクトレーに一時保管。提出する書類や姉妹別などで分類しておきます。

ある程度溜まってきたらファイリングするなど、無理なく続けられる整理方法からスタートしましょう。

お子さんがいる家庭では、学校からもらってきたおたより類は「帰宅後すぐにランドセルやカバンから出してトレーに置く」を習慣にするのがおすすめです。大事なおたよりが、ランドセル奥からぐちゃぐちゃで出てきた~という事態を防ぐことができますよ。

書類整理スタート! 「保管ルール」を決めて上手にデジタル化

いざ書類を集めてみると、ノート、ファイル、バインダーと、さまざまな形で家中のあちらこちらに分散していることに気づきます。

いざ書類を集めてみると、ノート、ファイル、バインダーと、さまざまな形で家中のあちらこちらに分散している

整理中は、娘たちに「……家に爆弾落ちた?」と言われるほど、床中に書類をまき散らす日々。ファイルに入っていた書類はすべて出して中身を確認、要・不要を判断します。

そうはいっても要・不要の判断は難しい。「もしかして使うかも」と保管に迷った時は、スキャナーでデジタル化して紙は捨てるという方法をとりました。

私はコンパクトスキャナーを使っていますが、書類を撮影してデジタル化するアプリもあります。書類整理にデジタル化を取り入れると、スペースをとらずに保管できますよ。

コンパクトスキャナーを使って書類整理

しかし、「これは紙で保管? デジタル化して保管?」と迷うこともあると思います。そんな時のために、わが家ではこんな保管ルールを決めています。

紙で保管する書類

  • 提出物、証券、免許証など、紙自体が必要な書類
  • 使用頻度が高い、よく見返す、書き込みしたい書類
  • 使用頻度が低くても、家族が見返す書類(ゲーム機の使用説明書など)

デジタルで保管する書類

  • 年間予定表や行事の詳細など、外出先で確認したり、家族と共有したい情報。
  • 使用頻度は低いけど、時々見返したい、あとで読みたいと思うような情報
  • 小さな電化製品や家具についてくるお手入れなどの情報

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