整理収納のプロが家庭で実践。書類整理術「ホームファイリング」とは？

整理収納アドバイザーが家庭で実践する書類整理術

こんにちは、整理収納アドバイザーの青山順子です。

私は「おうちプリントダイエット」という、書類や写真をはじめとした、家庭内の紙類のお片づけサポートをしています。

「お片づけを仕事にするくらいだから、以前からきちっと整理整頓していたんでしょう？」と思われがちですが、つい後回しにしたくなる苦手な片づけもありました。それが、書類整理でした。

整理収納の仕事を始めたきっかけは、自分自身の入院です。当時は、2人の娘たちが受験を控えていて、重要書類の提出が続く時期でした。入院中、何度も「あの書類どこ～？」という電話がかかってきます。

親が入院中だろうが、書類の提出期限は待ったなし。探してあげることもできず、電話やメールで明確に書類の保管場所を伝えられなかったジレンマ。そんな経験から、家族に関わるモノや書類を「誰にでもわかるように整理しておく必要性」を感じ、整理収納の勉強を始めたのです。

ところが、片づけの仕事を始めても、書類はまだ後回し状態。日常の片づけでは、整理・収納作業のメインは「日常で使っているモノ」。書類は後回しになりがちです。

しかし、整理収納の仕事で伺うどのお宅でも目につくのは、テーブルやカウンターに積み上げられたり、モノのスキマに入り込んだりした書類やプリント類の多さ。紙類の片づけに悩む大勢の方のために、「書類を専門的に片づけるサービスをしよう」と決めました。

「そのために、まずはわが家の書類整理を徹底しよう！」

そう一念発起し、オフィスファイリングを勉強。オフィスファイリングを基本とした家庭内の書類整理「ホームファイリング」を、まずはわが家で実践しました。

書類整理のコツは「すぐに開封・分類」と「習慣化」

ペーパーレスの時代になっても、学校からのお知らせや地域のお知らせなど、大事なことほど「紙」で渡されます。あとで読もうと、テーブルやカウンターにポンッと置いてしまうと、あっという間に書類の山ができることに……。

紙自体が必要なのではなく、紙にかかれた「情報」が大事。つまり、紙を溜めないようすることが重要なんです。

紙を溜めないためのポイントは、すぐに開封しその場で目を通す習慣をつけること。具体的な方法として

• 玄関にゴミ箱を置き、ポストに入れられたダイレクトメールや不要なチラシは、部屋に持ち込まずに捨てる。
• 不要なDMが届かないようにする（赤で「受け取り拒否」と書き押印してポストに投函）。
• 請求書やねんきん定期便はペーパーレスの手続きをする。

などなど、とにかく「家に入ってくる紙」を減らす！　そのわずかな手間を後回しにしないことで、整理する紙の量がぐんと減りますよ。特に、個人情報の処分にはシュレッダー（マイクロカット）がおすすめです。

開封した書類は、デスクトレーに一時保管。提出する書類や姉妹別などで分類しておきます。

ある程度溜まってきたらファイリングするなど、無理なく続けられる整理方法からスタートしましょう。

お子さんがいる家庭では、学校からもらってきたおたより類は「帰宅後すぐにランドセルやカバンから出してトレーに置く」を習慣にするのがおすすめです。大事なおたよりが、ランドセル奥からぐちゃぐちゃで出てきた～という事態を防ぐことができますよ。

書類整理スタート！ 「保管ルール」を決めて上手にデジタル化

いざ書類を集めてみると、ノート、ファイル、バインダーと、さまざまな形で家中のあちらこちらに分散していることに気づきます。

整理中は、娘たちに「……家に爆弾落ちた？」と言われるほど、床中に書類をまき散らす日々。ファイルに入っていた書類はすべて出して中身を確認、要・不要を判断します。

そうはいっても要・不要の判断は難しい。「もしかして使うかも」と保管に迷った時は、スキャナーでデジタル化して紙は捨てるという方法をとりました。

私はコンパクトスキャナーを使っていますが、書類を撮影してデジタル化するアプリもあります。書類整理にデジタル化を取り入れると、スペースをとらずに保管できますよ。

しかし、「これは紙で保管？　デジタル化して保管？」と迷うこともあると思います。そんな時のために、わが家ではこんな保管ルールを決めています。

紙で保管する書類

• 提出物、証券、免許証など、紙自体が必要な書類
• 使用頻度が高い、よく見返す、書き込みしたい書類
• 使用頻度が低くても、家族が見返す書類（ゲーム機の使用説明書など）

デジタルで保管する書類

• 年間予定表や行事の詳細など、外出先で確認したり、家族と共有したい情報。
• 使用頻度は低いけど、時々見返したい、あとで読みたいと思うような情報
• 小さな電化製品や家具についてくるお手入れなどの情報

「簿冊式（ファイル式ファイリング）」と「バーチカルファイリング」

書類を整理する「ファイリング」には、大きくわけて2つの収納方法があります。1つが簿冊式（ファイル式ファイリング）、もう1つがバーチカルファイリングです。

簿冊式（ファイル式ファイリング）とは、2つ穴式のバインダーに、紙を綴じて収納する方法です。学校でも、資料やテストをファイルに綴じる方法を用いるため、もっともなじみのある収納方法です。

簿冊式のメリット

• 順番が狂いにくい
• 書類を紛失しにくい

簿冊式のデメリット

• 穴開けが必要
• 背幅分の収納スペースが必要
• コピー、差し替え、廃棄がしにくい

わが家でも、ほとんどの書類がファイル式でした。ところが、改めて中身を確認すると中身はスカスカだったり、差し替えせず古い情報がそのまま入っていたりしたこともあり、不要なファイルは処分しました。

続いてバーチカルファイリングとは、紙を垂直に収納する方法です。「個別フォルダ」という紙挟みに書類を入れて管理します。

バーチカルファイリングのメリット

• 穴開けが必要ない
• コピー、廃棄がしやすい
• 省スペース
• 共有、検索がしやすい

バーチカルファイリングのデメリット

• ファイル用品の導入費用がかかる
• 綴じていないため紛失しやすい

ファイルボックスにまとめてラベリング

仕上げに、書類を収納するキャビネットの代わりに、家庭ではファイルボックスに分類したフォルダを収納します。書類を入れると重いので、耐久性を考えてプラスチックのファイルに収納しました。

私はカインズのファイルボックスを使っています。

カインズのファイルボックスを選んだ理由は、以下のとおり。

• 店舗が近所にあるので買い足しができる
• 市販の個別フォルダが入る
• スリム（幅7.5cm）とワイド（幅10cm）があり、わが家の収納スペースに合う
• 白と茶色があり、インテリアに合わせやすくデザインが好み

家庭での書類整理に重要なのは、家族にもわかるようにすること。そのためにラベリングしておくことをおすすめします。

書類の収納場所が家族にもわかるよう、ファイルボックスにラベルをつけておきましょう。

キッチンや書斎でも応用できるファイルボックス

家中の書類の内容を改めて確認・整理したことで、余分な書類がなくなり探しやすくなりました。分散していた情報も1ヵ所に集まり、どこを探せばいいのか迷わなくなりました。

これで、家族の誰もが自分で探せるホームファイリングの完成です！

また、ファイルボックスは収納用品としても優秀。今後、ライフスタイルの変化などで書類が減った場合、ファイルボックスはほかの収納用品として使えます。

たとえば、調味料、ラップ、保存バッグなどの収納。キッチン下段の、深さのある引き出しの仕切りにもぴったりです。

また、ファイルボックスは、書斎でも活躍してくれます。ラベルライターなどの文具や紙袋を収納するのにも便利です。

奥行きのある収納スペースなどで、形の違うモノをまとめて収納すると、使うときに引き出せるので便利です。収納扉を開けた時の見た目も美しくなり、片づけのテンションがあがりますね。

ホームファイリングのまとめ

こうして実際に書類を整理してみると、保管に迷う書類が意外とたくさんあります。

ですが、大事なのは紙ではなく、そこに書かれた情報です。書類をなんとなくとっておくのではなく、保管する目的や保管の期限などのルールも各家庭で決めましょう。必要な書類をすぐに取り出せるようにするためには、片づけ方法だけでなく、残す書類の選別や分類の仕方が重要です。

不要な紙を減らし、必要な書類を家族誰もが探せるホームファイリング、おすすめですよ。

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