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領収書、プリント、説明書がバラバラだったのでコクヨに相談してみた

メーカー

コクヨ株式会社

コクヨ株式会社

1905年、帳簿の表紙作りで創業。文具やオフィス家具を中心に、「働く」「学ぶ・暮らす」の領域で創造的で豊かな生き方をサポートする商品・サービスを提供しています。

年末調整や確定申告の時に必要な領収書、ランドセルの底でくちゃくちゃになって発見されるプリント、必要な時に限って見当たらない家電の取扱説明書に保証書……。「家の中にある紙類、なんとかしたい!」「でもどうしていいかわからないし、めんどくさい……」そんな時は、コクヨにお任せあれ! 家庭によくある紙類とその整理におすすめの文具を、どどんとご紹介します。

案内人

コクヨ吉村さん

コクヨ株式会社 ステーショナリー事業本部 吉村 茉莉

ステーショナリー事業のプレスリリースやメディア対応などの広報業務を担当。社内でも有数の文具マニアとウワサされているが、本人にその自覚はない。

聞き手

カインズ与那覇

株式会社カインズ 与那覇 一史

子供の頃、プリントは折ってノートにはさんでそのまま忘れる派だった。

株式会社カインズ 鶴岡 進

株式会社カインズ 鶴岡 進

自分はキッチリ派! でも家族(特に子供たち)までは手が回っていないかも……

「全部キッチリ」じゃなくてもいい

吉村さんアイコン

今日はカインズのお二人を品川オフィス「THE CAMPUS」にお招きしています! 霞が関ではオフィスの整理術について紹介しましたが、今日はおうちの書類整理についてお話していこうと思います。

鶴岡さんアイコン

よろしくお願いします!

おうちの書類整理についてお話していこうと思います

吉村さんアイコン

さっそくですが、書類整理やファイリングって、苦手意識を持っている人も結構多いんじゃないかなと思ってまして。

与那覇さんアイコン

そうかもしれないですね。

吉村さんアイコン

コクヨ社員の立場で言うのも良くないかもしれませんが、私は「片付けなんかぜ~んぜんしなくてもいいじゃん~」と思ってて。ちょっとぐらい散らかっている方が人間味があるじゃないですか。それに、「やんなきゃ、やんなきゃ」とストレスを感じるくらいなら、いっそ「私は片付けない!」と割り切るのもひとつの手段だと思うんです。

鶴岡さんアイコン

たしかに、たしかに。

吉村さんアイコン

それでも皆さん、片付けなきゃ、整理しなきゃと思うのは、何かその人の中でキッカケがあったはずなんですね。例えば、必要な時に必要なものが見つからなかった、とか。書類を出して申請すればいくらかお金が返ってきたはずなのに、できなくて損をしてしまった、とか。

鶴岡さんアイコン

あー(涙)

吉村さんアイコン

整理収納が得意な方は、全部キッチリできると思うんです。でも特に好きじゃないな、苦手だなという方は、そのキッカケになったようなこと、最低限の「ここだけは!」だけやればいいと思うんです。そういう時に、文具を上手く使って頂くと、整理収納のノウハウみたいなものがあらかじめ入っているので……

与那覇さんアイコン

なるほど~

吉村さんアイコン

スマホでいうと、アプリがあらかじめインストールされている、みたいな状態なので。「こういう時にはこういう物を選べばいいんだ」というポイントだけおさえて頂ければ、上手に使えるかなと思います。

鶴岡さんアイコン

はいはい。ぜひ、お願いします!

書類整理の「基本の“き”」

吉村さんアイコン

アイテムの紹介に入る前に、書類整理の考え方の「基本の“き”」というポイントを3つ、ご説明します。

“置き場所”を決める

吉村さんアイコン

オフィスでもやっていて、家庭でもぜひやって頂きたいなと思うのは、まず「置き場所を決める」ということです。

鶴岡さんアイコン

ほう?

置き場所を決める

吉村さんアイコン

カバンが大きいと荷物も増えるみたいに、空間もあればあるだけ置いてしまう、ということがあるので。視覚的にも物理的にも「ここにしか置かない」を決めるのが大事です。そのためには、ファイルボックスを使って空間を区切って頂くのが有効かと思います。

 

ボックスはヨコ型もタテ型もあります。隠したい物は背の方を前にして、すぐ取り出したい物は開いている方を前にして、という風にも使い分けられます。

与那覇さんアイコン

へぇ~、なるほど

吉村さんアイコン

このサイズだと入りきらないものは、ちょっと大きめのストックボックスのようなタイプもあります。お子さんのおもちゃとか、工作とか、そういったものはこちらに入れるといいですね。家の中で仕事をするときに使うもの、パソコンやその他の仕事道具一式をまとめるのもオススメですよ。見た目もいいですし、使いたい時にパッと出せて効率もいい。

大きめのストックボックス

与那覇さんアイコン

あぁ~、いいですね

吉村さんアイコン

箱があっても、入りきらないとちょっと横に置いたりしたくなっちゃうと思うんですけど……

与那覇さんアイコン

やっちゃうんですよね~

鶴岡さんアイコン

やりがちですよね……

吉村さんアイコン

そこだけはもう、心を鬼にして頂いて。

“捨てる”ルーチンを決める

吉村さんアイコン

2つ目のポイントは「捨てる」ルーチンです。どういうキッカケ、どういうタイミングで捨てるかというのを、ルール化しておくのが大事。例えば、「入りきらなかったら、1個入れるときに1個捨てる」とか。お住まいの自治体の古紙回収の日にあわせて捨てるとか。今は「毎月第二火曜日」のように通知を出せるスマートフォンアプリもあるので……

与那覇さんアイコン

へぇ~!

吉村さんアイコン

それで前日の夜に通知が出るようにしておいて、夜にまとめて翌朝出すとか。自分なりの「捨てやすいタイミング」を見つけるといいと思います。

発生してから捨てるまでの“動線”を意識する

吉村さんアイコン

最後は「置き場所」です。「使いやすくする」とはどういうことかと考えていくと、書類が発生して消えるまでの自然な流れの中に置くのが大事だと思うんです。そうでないと、無理にやる感じになってしまう。

鶴岡さんアイコン

はいはい。

吉村さんアイコン

例えば、玄関で発生して、1階のリビングで見て、という感じなのに、保管場所は2階の寝室ってなると、階段の横とかにペッて置いて……

鶴岡さんアイコン

あるあるあるある

吉村さんアイコン

「2階に行くときに持っていこ~」って言いながら、永遠に持っていかないじゃないですか。

与那覇さんアイコン

すごい分かります(笑)

吉村さんアイコン

なので、動線上にあることが大事です。リビングに書類を置くイメージはないかもしれませんが、取扱説明書など、家族みんなが見るものは意外とリビングにあると便利だったりしますよ。私は保険の書類をリビングに置いて、「私に何かあったらこれを見てくれ」と家族に言っています。ゴミ箱の上に棚を置いたりするのもいいですね。すぐに捨てられるので。

動線上にあることが大事です

鶴岡さんアイコン

ああ~、それいいですね。

与那覇さんアイコン

物があふれない仕組みをどう作るのか、ということですね。

吉村さんアイコン

そうなんです。「なんとなく置いちゃう」「なんとなく取っておく」みたいなことが多いと思うんですが、その「なんとなく」の部分を意識するというか。「この量しか持たない」「1年見なかったら捨てる」など、自分なりのルールを決めるのが大事です。

領収書には「領収書&明細ファイル<ノビータ>」

吉村さんアイコン

さて、そんな理論は理論として、具体的じゃないとやっぱりよく分からないな~という部分もあると思うので、ここからは「これはよくあるシチュエーションだろうな」というのを4つほど紹介していきたいと思います。

鶴岡さんアイコン

ありがとうございます! まずはなんでしょう?

吉村さんアイコン

一番は、領収書ですね。と、その前に、まずノビータというファイルがあって。普通のファイルは、背の両側に1つずつしか折り目がついてないんですが、ノビータはいっぱい折り目がついています。ですから、こんなにたくさん入れても広がってブワッてならないんですよ。オモテ表紙とウラ表紙が常に平行になるんです。

たくさん入れても広がらない

鶴岡さんアイコン

これ、コピー用紙ひと束くらい入ってますよね?

吉村さんアイコン

こちらが、同じファイルの入れる前と入れた後なんですが…

与那覇さんアイコン

ぜんぜん違う! 8倍に広がるんですね(※20ポケットの場合)

吉村さんアイコン

同じファイルだって分からないですよね。だから、お店に置いてあっても、まったく伝わらないんですよ。ちっとも入らない薄いファイルだと思われちゃう。

与那覇さんアイコン

ハハハハハ(笑)

吉村さんアイコン

入れる量によって背幅が変わるのを、私たちは「ノビータ機能」と呼んでいます。で、最初にお見せするのがこちらの「領収書&明細ファイル」です。

鶴岡さんアイコン

すご~い

吉村さんアイコン

三つ折りサイズの封筒(長3)がそのまま入る大きさのポケットになっていて、マチもついています。電気やガスの明細書って、ポケットが大きいファイルに入れると下の方に溜まっちゃうじゃないですか。

(長3)がそのまま入る大きさのポケット

与那覇さんアイコン

月ごとにポケットを分けるのいいですね。

吉村さんアイコン

ふせんやマスキングテープで4月、5月、6月、とラベルをつけて、月毎にどんどん放り込んでいく。人ごとに分けてもいいですね。お父さん4月、お母さん4月、とか。確定申告や年末調整のタイミングで、この中から1年分を見ていけばいい。

鶴岡さんアイコン

はいはいはい。

吉村さんアイコン

1年終わったら中身を出して処分して、そうしたらファイルはまた使えますので。封筒ごと入れられるのも、ズボラな人には助かります。

与那覇さんアイコン

ちょっと見ていいですか。おお、ポケットには返しもついてるんですね。

吉村さんアイコン

領収書などは、こういうファイルに入れるといいですね。

診察券やお薬手帳には「マルチホルダー<ノビータ>」

マルチホルダー<ノビータ>

吉村さんアイコン

こちらは、お薬手帳や診察券にオススメのファイルです。お子さんがいらっしゃると、急に熱を出して、普段病院に連れて行っているお父さんもお母さんも仕事が休めなくて、急遽おばあちゃんに行ってもらおう、なんて時があると思うんですが。こちらにまとめておけば、「とりあえずコレ持っていけばいいから!」ができます。

鶴岡さんアイコン

最高ですね。

吉村さんアイコン

カードポケットは、1ページに3枚入れられます。同じ病院なのに、診察券が3枚になるじゃないですか。自分用、上の子用、下の子用みたいな感じで。

鶴岡さんアイコン

うわ~! なるほど!

吉村さんアイコン

後ろには、もう少し厚みのある冊子などが入るポケットが付いています。お薬手帳とか、処方薬をもらった時の注意の紙とかを折って入れたり。ファスナー付きのポケットには、お薬も入れられますよ。

 

今回は医療系の使い方でご紹介していますが、銀行用にもできます。カードと通帳と印鑑を全部これにまとめられます。人ごとに分けてもいいですし……

鶴岡さんアイコン

いいですねぇ……

吉村さんアイコン

これが「カード入れはココ、お薬手帳は別のポーチ、もらった薬は引き出し」となるとわけがわからなくなるので……

鶴岡さんアイコン

あるあるある……

与那覇さんアイコン

それで、ノビータ機能もついてるんですよね。

吉村さんアイコン

そうです、背幅が伸びるので、厚みのあるものをバンバン放り込んでも大丈夫です。大事なものはこれに全部まとめて入れておくと安心ですね。

プリントには「キャンパス プリントファイル」

キャンパス プリントファイル

吉村さんアイコン

あと多いのは、お子さんのプリント……

鶴岡さんアイコン

(やや食い気味に)多いっ!

吉村さんアイコン

今の学校は、本当にプリントが多いと聞いています。小学生はまず持って帰るところにハードルがあるらしく、ランドセルの奥にプリントが押し込まれて、ハリセンみたいにくちゃくちゃになっていて「これいつのよ~(涙)」みたいな話も……

鶴岡さんアイコン

我が家では今のところ無いですが、ありそうですね。

吉村さんアイコン

というわけで、こちらはランドセルにも入れられるプリントファイルです。小学校低学年ぐらいだと、分類が細かすぎてもどこに入れていいか分からなくなってしまうので、見開き2分類になっています。分け方はそれぐらいでいいから、まず学校でプリントをもらったらこれに入れて、「キレイに持って帰って来てもらう」を習慣づけることに重点を置いています。

鶴岡さんアイコン

そうですね、たしかに。

吉村さんアイコン

例えば、こっちは自分用の宿題、こっちがおうちの人に渡すもの、という感じですね。「宿題」「お便り」「連絡帳」といったシールもついていますし、フリーで書けるシールもあります。

鶴岡さんアイコン

僕らの時って、どうしてましたっけ?

与那覇さんアイコン

普通のクリヤーホルダーとか。

吉村さんアイコン

クリヤーホルダーに入れると、ランドセルから出すときに、中身が滑ってザバーッて……

鶴岡さんアイコン

イエスイエスイエスイエス

与那覇さんアイコン

めちゃくちゃわかります!!

吉村さんアイコン

これは、ストッパーがついてます。

鶴岡さんアイコン

それ、ストッパーなんだ!

吉村さんアイコン

閉じると、表紙と連動してピコッて立ち上がってきます。

与那覇さんアイコン

おおおお~! 逆さまにしても落ちないですね。

ストッパー

逆さまにしても落ちない

鶴岡さんアイコン

めちゃくちゃ考えてますね!

吉村さんアイコン

小学生のお子さんには、プリントもらったらとりあえずこれに入れたらええよ、という感じで、ランドセルにひとつ備えて頂けたらと思います。

取扱説明書には「取扱説明書ファイル<ノビータ>」と「個別フォルダー」

取扱説明書ファイル<ノビータ

吉村さんアイコン

最後は、取扱説明書です。こちらは2種類の方法をご紹介します。ひとつは、ノビータの取扱説明書ファイルですね。A4サイズの大きいポケットと、小さいものが入るポケットがついていて……

与那覇さんアイコン

そう!DVDみたいなのついてきますよね。

吉村さんアイコン

あとは、保証書ですね。

鶴岡さんアイコン

めちゃくちゃわかるな~

吉村さんアイコン

これを普通のA4のファイルに入れちゃうと……

鶴岡さんアイコン

はい、迷子です。もう迷子です。

吉村さんアイコン

後ろに入ってしまったりして、分からなくなりますよね。そこが、取扱説明書専用ファイルの所以です。マチも結構あるので、厚みのある冊子も入れられます。

 

私は、取扱説明書を入れる時には、他のもひと通り見るといいと思っていまして。もう家にその家電はないのに、取説だけ残っているとか、ありますよね。前の家で使っていた家電とか。

鶴岡さんアイコン

あ~……りますね!

与那覇さんアイコン

取説だけ捨てるの忘れてます。

吉村さんアイコン

もうひとつの方法は、ちょっと上級編かもしれません。ファイルボックスに個別フォルダーを入れて、ここにはさんでいく方法です。これも結構探しやすいですよ。順番が入れ替わっても問題ないものは、こういうやり方がアリです。順番通りに取っておきたい、時系列が大事というものはファイルがオススメです。

鶴岡さんアイコン

なるほど!

個別フォルダー

あくまでも自分が使いやすいのが一番大事!

吉村さんアイコン

どうでしょう、気になるものはありましたか?

与那覇さんアイコン

ストックボックスが気になりました。10年くらい前の書類が溜まっているので……

鶴岡さんアイコン

10年前!?

吉村さんアイコン

それは、まずカインズでシュレッダーを買って頂いて……(笑)

与那覇さんアイコン

そうですね、まずシュレッダーを買います(笑)

吉村さんアイコン

人間がコントロールできる物量って、人によって多い少ないはあるにせよ、限りがあるので。まず自分の中で把握できる物量に留めるのが大事ですね。人から見て散らかっていても、自分でどこに何があるか分かっていれば問題ないと思うんです。もし自分でも分からないのであれば、把握できる量に減らすのが良いかもしれないですね。

与那覇さんアイコン

やってみます!

吉村さんアイコン

鶴岡さんはどうでしょうか?

鶴岡さんアイコン

私は自分のものはキッチリしていて、ルールもしっかりあるのですが、やっぱり家族の方ですね。なので、父ちゃんはこれをやってきたぞ~って息子と娘に教えてあげたいです。プリントファイルはさっそく使おうと思いました。

吉村さんアイコン

まとめ的な話をすると、あくまでも自分が使いやすいようにするのが一番なので。あるものは上手に使いつつ、「自分だったらこうするな」というのは、基本のやり方を踏まえながら、ご家庭に合うようにアレンジして頂けたらな、と思います。

 

その中で、こういう理由でこのアイテムを使うとか、こういう理由でこのルールにしている、というのが、自分で分かっていて、家族でも共有できているのが理想ですね。

与那覇さんアイコン

本日は、ありがとうございました!

本日は、ありがとうございました!

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